就活のメールでミスをしたら、落ちる?【テンプレートあり】

悩む就活生
就活のメールでミスをしたら、落ちるのかな…?ミスをしないように、今日から使える就活メールのテンプレートが知りたいなぁ。

 

今回は、こんな就活生のお悩みを解決します。

 

この記事でわかること

・就活のメールでミスをしたら、落ちる?
・就活のメールで大切な4つのマナー
・就活のメールでやりがちなミスへの対策法
・就活メールのテンプレートをご紹介

 

就活をする中で、「説明会のお礼」や「面接の日程調整」などで企業の採用担当者とメールのやり取りを行う場面が出てきますよね。

 

しかし、「意識しているつもりが、ミスをしてしまった…」「就活メールで落ちるのはツラい…」などの声をよく聞きます。

 

そこで今回は、就活のメールでミスをしたら、落ちる?といったテーマに回答していきます。

 

また「就活のメールで大切な4つのマナー」や「今日から使えるメールのテンプレート」もセットでご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

 

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就活のメールでミスをしたら、落ちる?【人事が回答】

就活のメールでミスをしたら、落ちる?【人事が回答】

 

結論、基本的に少しのミスでは落ちません。

 

就活メールにおける、少しのミスとは

 

よくありがちな就活メールのミスとしては、下記の通りです。

 

  • 誤字・脱字
  • 文章の変換ミス
  • 宛名・件名を忘れた
  • 2回送ってしまった

 

上記のミスであれば、それが理由で「面接に落ちる可能性」は低いでしょう。

 

注意:企業名や担当者名をミスすると、印象が悪い

当たり前ですが、「働いている企業名」「自分の名前」を間違えられて、良い気持ちになる人はいませんよね。

 

そのため、「企業名」や「担当者名」は、必ず正確に書きましょう。

 

質問:就活メールのミスは、謝罪した方がいい?

 

結論、謝罪は必要ありません。

というのも、企業の採用担当者の「時間を奪うこと」が1番印象を悪くさせます。

 

「就活メールでミスをしてしまう」→「謝罪メールを送る」→「採用担当者がメールを開く」といったように、時間を取らせてしまうことがNG。

 

なので、「あ、ミスをしてしまった…」と思っても、謝罪のための電話やメールは必要ありませんよ。

 

就活のメールで大切な4つのマナー

就活のメールで大切な4つのマナー

 

では、就活のメールにおいて、基本となる4つのマナーを覚えましょう。

具体的には、下記の通りです。

 

  1. 返信は、できるだけ早く送る
  2. 「件名」は、簡潔にまとめる
  3. 「本文」は、基本構成を押さえて書く
  4. 返信のタイミング(時間帯)に注意する

 

1つずつ順番に解説していきますね。

 

①:返信は、できるだけ早く送る

 

就活中は自分からメールを送るよりも、「企業からの問いかけのメール」に返信をする機会が多くなります。

 

特に、面接やOB訪問などの日程調整メールには、すぐに返信をするよう心掛けてください。

 

なぜなら、採用担当者は複数の学生の日程調整を同時に行っているからです。

つまり、何日も返信をせずにいると、全体のスケジュールが定まらず他の学生にも影響を与えてしまう可能性があるということです。

 

返信期限が設けられている場合

「企業からの問いかけのメール」によっては、返信期限が設けられていることもあります。

しかし、期限に関わらずメールは、すぐに返信することを心掛けてください。

 

具体的には、土日祝日を除き、24時間以内には返信できると良いですね。

 

早くメールの返信をするメリット

結論、希望通りの日程で面接やOB訪問を行えます。

理由としては、先述のとおり、採用担当者は複数の候補者の日程調整を同時に行っていることが多いため、先着順に日程を決めていくからですね。

 

そのため、素早い返信を心掛けましょう。

 

②:「件名」は、簡潔にまとめる

 

件名には、「何についてのメールなのか」用件がすぐに分かるものを入力しましょう。

というのも、毎日大量のメールが送られてくる企業にとって、件名が分かりにくいものや、無題のメールが送られてくると一度中身を確認しなければならず、手間になってしまうからです。

 

「用件は何か?」「誰からのメールなのか?」を把握できるような件名がベスト。

 

とはいえ、いきなり「件名を簡潔にまとめよう!」と言われても、難しいかと思いますので、2つほど具体例をお見せしますね。

 

件名に関する2つの具体例

今回は、「OB・OG訪問についてのお礼」と「面接の日程変更のお願い」の2つを具体例として、ご紹介しますね。

 

  • 【OB訪問についての御礼】〇〇大学 鈴木太郎
  • 【面接日程変更のお願い】〇〇大学 鈴木太郎

 

このように、『用件+大学名と名前』を入れることで、採用担当者が「用件は何か?」「誰からのメールなのか?」を把握しやすくなります。

 

件名のRe:は消した方がいい?

結論、返信の際は、基本的に「Re:」を付けたままで問題ありません。

 

なぜなら、「Re:」が付いていることで、「そのメールの返信」だということがすぐに分かるからです。

 

ちなみに「Re:」を消すのは、『メールの内容が変わる時』です。

 

③:「本文」は、基本構成を押さえて書く

 

メールの「本文」は、主に下記5つの基本構成です。

 

  1. 宛名
  2. 冒頭の挨拶
  3. 要件
  4. 締めの挨拶
  5. 署名

 

なお、こちらについては、本記事のもうミスはしない!【就活メールのテンプレート】にて具体例とセットで解説しますので、頭に入れておくだけでOKです。

 

④:返信のタイミング(時間帯)に注意する

 

メールを送る時間帯は基本的に何時でも問題ありません。しかし、できるだけ深夜は避けた方が良いです。

というのも、会社のスケジュールを携帯電話と連動している人も多く、夜中に通知がくると迷惑になるからです。

 

具体的には、朝8時~21時までが目安です。特に、始業時間(8時~9時頃)は一般企業ですとメールをチェックする習慣があるため、読んでもらいやすくおすすめですよ。

 

また、「メールを送信予約できる機能」もあるので、夜に作成したものを予約しておくのも良いでしょう。

 

就活のメールでやりがちな6つのミスへの対策法

就活のメールでやりがちな6つのミスへの対策法

 

メールの基本マナーを覚えたら、「就活のメールでやりがちなミス」への対処法もセットで覚えておきましょう。

ちなみに、上記の6つがやりがちなミスです。

 

  1. 絵文字などは使わない
  2. 社名や宛名は、正確に書く
  3. 無駄なやりとりを増やさない
  4. 誤字や敬語の使い方に気をつける
  5. 改行や段落分けで、読みやすさを心がける
  6. 就活専用のメールアドレスでやり取りをする

 

就活メールの基本マナーとセットで覚えておけば、怖いものなしですよ。

では、順番に解説していきますね。

 

①:絵文字などは使わない

 

ビジネスメールでは、用件を簡潔に伝え、「相手が把握しやすいように配慮すること」が大事です。

 

文字の装飾や絵文字の使用は避け、シンプルなテキストのみとした方が良いでしょう。

 

社会人のやりとりでも、絵文字を使うケースもありますが、何度も顔を合わせ、信頼関係ができている間柄のみといえるでしょう。

 

絵文字を送ってしまった場合のリスク

結論、以下のような印象を持たれてしまうリスクがあります。

 

  • 簡潔に用件をまとめられない
  • 相手との関係性や距離感を意識できない

 

こちらの通りです。また、熱意を伝えるために「!」を使う学生もいますが、こちらも避けた方が無難ですね。

 

②:社名や宛名は、正確に書く

 

相手から送られてきたメールの署名を確認し、社名や部署名、本人の名前を正しく書くようにしましょう。

 

誰もが自分の名前や所属している企業名を間違って記載されていたら失礼に感じるものですからね。

 

また、「相手に対して敬意を払えない人物」と印象を受ける可能性が高いので、注意しましょう。

 

③:無駄なやりとりを増やさない

 

企業が聞きたいことを把握し、不足のない回答を返信して、無駄なやりとりを増やさないようにしましょう。

なぜなら、「無駄なやりとり=採用担当者の時間を奪う」からですね。

 

回答に漏れや記入ミスがあれば、再度のやりとりが必要になり、相手にさらに手間をかけさせてしまうことになるので、注意が必要です。

 

ポイント①:必ずスケジュールの確認をせよ

面接日程の調整では、複数の候補日程を提示され、そこから選択した日時を返信するケースが多くあります。

 

その際、自分のスケジュールを確認しないで返信し、「ほかの企業の選考と重なっている」「どうしても出席しないといけない授業がある」と気づく学生もいます。

 

送信した翌日に気づき、慌てて別の候補日に変更したいというお願いメールを送るケースもありますが、その分、調整の手間がかかってしまいます。

そのため、必ずメールを返信する前に、「スケジュールの確認」をしましょう。

 

ポイント②:できるだけ提示された候補日で調整せよ

「候補日程以外の日時を希望する」メールの返信をした場合も、同様に調整の手間がかかってしまいます。

 

さらに、何度もやりとりをした結果、いつまでも日程が決まらないケースもあります。

 

なので、相手のことを考え、できる限り提示された候補日の中で予定を調整していく意識を持ちましょう。

 

④:誤字や敬語の使い方に気をつける

 

誤字や敬語などのミスが目立つ場合、採用担当者が以下のような印象を持ちます。

 

  • ケアレスミスが多い
  • 大雑把な性格である
  • 物事に対して丁寧な対応ができない

 

面接をする前に、上記のような「悪い印象」を持たれてしまうと、面接がマイナスからスタートしてしまうので、通過率を上げにくくなります。

 

そのため、打ち込んだ文章をそのまま送信するのではなく、読み返してチェックし、修正する意識を持ちましょう。

 

正しい敬語を使えているかわからない場合

結論、保護者の方や社会人の先輩、キャリアセンターの担当者などにチェックしてもらえばOKです。

また、間違いを指摘してもらうことで、正しい使い方を1つ1つ知り、身につけていくことができます。

 

敬語に苦手意識を持つ学生は多いですが、最初から完璧に使いこなせなくて当たり前ですよ。

 

まずは、敬語を使うこと自体に慣れていきましょう。

 

敬語は社会人になれば必ず使うものなので、今から少しずつでも身につけていけば、社会に出たときにもプラスになるはずです。

 

⑤:改行や段落分けで、読みやすさを心がける

 

相手が把握しやすいよう、読みやすさを意識した改行や、あいさつや用件など、要素ごとの段落分けをしましょう。

というのも、改行や段落分けをしていないメールは、ずらずらと文章がひと続きになるため、非常に読みにくいからですね。

 

スマートフォンで文章を打ち込む場合、表示画面の中で改行されているように見えるケースがあるので、特に注意が必要です。

 

社会人は、パソコンでメールを確認することが多いので、改行の操作を行っていない場合、スマートフォンの表示形式とは違って、そのまま表示されてしまう可能性があります。

 

そのため、基本的には、『パソコン』でメールを作成すると、改行・段落ミスはグッと減りますよ。

 

⑥:就活専用のメールアドレスでやり取りをする

 

ビジネスシーンにふさわしくないメールアドレスを使うのはNGです。

例えば、以下の2つのメールアドレスの場合、どちらの方がビジネスシーンにふさわしいでしょうか?

 

  • A:suzuking.wowwow@
  • B:suzuki.tarou@

 

おそらく、多くの方が「B」のメールアドレスを選びますよね。

 

また、社会人が仕事で使うメールアドレスは、本人の名前をそのまま使うなど、シンプルな文字や単語で構成されているので、就活生も同様に、シンプルな文字や単語を心がけましょう。

 

ポイント:表示名にも注意せよ

メールアドレスだけでなく、アドレスの「表示名」設定にも注意しましょう。

 

特に、家族と共有のパソコンでメールソフトを使う際、アドレスに家族の名前が表示されるように登録・設定しているケースもあります。

 

また、本人がペンネームやあだ名などを登録・設定していた場合も同様です。

相手を混乱させないためにも、本人以外の名前が表示されることがないように設定を直しましょう。

 

もうミスはしない!【就活メールのテンプレート】

もうミスはしない!【就活メールのテンプレート】

 

最後に、今日から使える就活メールのテンプレートをご紹介していきます。

また、今回ご紹介するテンプレートは、以下の3つです。

 

  1. 面接などの日程調整・変更
  2. 面談やOG・OB訪問の依頼
  3. 選考・内定の辞退

 

では、1つずつテンプレートをご紹介していきますね。

 

①:面接などの日程調整・変更

 

こちらのパートでは、面接などの「①:日程調整」と「②:日程変更」の2パターンをご紹介します。

 

パート①:面接の日程調整

まずは、面接の日程調整の場面で使えるテンプレートです。

 

件名:【面接の日程変更のお願い】〇〇大学 鈴木太郎

〇〇株式会社
人事部 △△さま

平素、お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の鈴木太郎と申します。

この度は1次選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
面接の希望日程をお送りいたします。
下記日程であれば、お伺いすることが可能ですので、
ご調整いただけますと幸いです。

①〇月〇日(〇)△時〜△時
②〇月〇日(〇)△時〜△時
③〇月〇日(〇)△時〜△時

お手数ではございますが、ご確認のほど何卒よろしくお願いいたします。

〇〇大学〇〇学部
鈴木 太郎
090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
suzuki.taro@

 

こちらは、「自分からメールを送信する場合」と「採用担当者からのメールに返信する場合」のどちらでも使えます。

 

そこで、後者の場合で採用担当者から候補日を提示されている場合は、『候補日に合わせて』日程の提示を行いましょう。

 

パート②:面接の日程変更

次に、既に面接の日程が決まっており、どうしても変更したい場合に送るテンプレートです。

 

件名:【面接の日程変更についてのお願い】〇〇大学 鈴木太郎

〇〇株式会社
人事部 △△さま

平素、お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の鈴木太郎と申します。

×月×日×時よりお約束しておりました面接につきまして、
貴社にお伺いすることが難しくなりました。
大変申し訳ございません。

先ほどお電話にてご連絡をさせていただきましたが、
ご不在とのことでしたので、メールにて取り急ぎご連絡をさせて頂きました。誠に勝手なお願いで大変恐縮ではございますが、
もし可能であれば、以下の日程の中で面接を再調整いただけないでしょうか。

① 〇月〇日(〇)△時〜△時
② 〇月〇日(〇)△時〜△時
③ 〇月〇日(〇)△時〜△時

お手数ではございますが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。

〇〇大学〇〇学部
鈴木 太郎
090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
suzuki.taro@

 

今回は、メールにて解説しましたが、緊急の場合は、「電話」の方が良いです。

 

電話をする場合は、必ず「申し訳のない気持ち」が伝わるようにしましょう。

 

②:面談やOG・OB訪問の依頼

 

就活が進むにつれて経験する「面談やOG・OB訪問の依頼」のテンプレートです。

 

件名:【OB(OG)訪問のご依頼】〇〇大学 鈴木太郎

〇〇株式会社
人事部 △△さま

はじめまして。突然のご連絡で大変失礼いたします。
〇〇大学〇〇学部の鈴木 太郎と申します。

この度は、キャリアセンターの〇〇様にご紹介いただき、OB訪問のお願いでご連絡を差し上げました。
現在、私は就職活動中で、貴社に大変興味をもっています。

そこで、ぜひ△△様にお会いして、貴社のお仕事などについてお話を伺えませんでしょうか。
ご多忙中とは存じますが、もしお時間を頂けるようでしたら、
再来週までの水曜日か木曜日で、△△様のご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。

上記でのご調整が難しい場合には、お手数ではございますが、
△△様のご希望の日程を2~3候補日をご教示くださいませ。
メールでの突然のお願いで大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇大学〇〇学部
鈴木 太郎
090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
suzuki.taro@

 

OB(OG)訪問の依頼は、電話よりもメールを推奨します。

なぜなら、電話は「相手の時間を強制的に奪ってしまうから」です。

 

なので、相手の好きな時間で見れるメールでOB(OG)訪問の依頼をしましょう。

 

③:選考・内定の辞退

 

最後に、選考・内定の辞退へのテンプレートをご紹介していきます。

 

件名:【面接辞退のご連絡】〇〇大学 鈴木太郎

〇〇株式会社
人事部 △△さま

平素、お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の鈴木太郎と申します。

先日は、◯次面接のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。

この度、◯月◯日に貴社の面接にお伺いするお約束をしておりましたが、一身上の都合により、今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
お忙しい中、貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、ご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございません。

また、メールでのご連絡になりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。
ご理解の上、ご了承のほどを何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇大学〇〇学部
鈴木 太郎
090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
suzuki.taro@

 

選考・内定の辞退は、わかった時点でメールを送信しましょう。

 

その方が採用担当者からすれば、他の就活生にアプローチができますからね。

 

まとめ:就活のメールでミスをしても、落ちる可能性は低い

まとめ:就活のメールでミスをしても、落ちる可能性は低い

 

今回は、就活のメールでミスをしたら、落ちる?といったテーマに回答していきました。

 

結論として、就活のメールでミスをしても、落ちる可能性は低いです。

とはいえ、選考過程において、気持ちの良いやりとりは、プラスの印象にはなります。

 

近年、リクルーター制度(個別に人事担当者がつく)も増えており、人事担当者が「この学生を応援したい」「入社してほしい」と考え、親身になってくれる場合もあります。

 

そのため、メールだからといって軽く考えるのではなく、メールも面接と同様の『選考過程の1部』であると考え、細かいミスをできるだけ減らしましょう。

 

なお、面接を受ける前に『ミラベル』などの自己分析ツールを使いつつ、再度「あなたの強み」をチェックしておくのもありかもです。

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メールなどのミスを減らしつつ、後悔のない面接をどうぞ。

 

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