【例文】就活中の折り返しの電話で相手がわからない時の対処法

悩む就活生
就活中の大学生です。相手がわからない電話番号から連絡が来たのですが、この場合は折り返しの電話をかけるべきなのでしょうか?また、好印象を与える方法などがあれば、教えてください。

 

今回は、こんな就活生のお悩みを解決します。

 

この記事でわかること

・折り返しの電話で相手がわからない時の対処法
・折り返しの電話で相手がわからない時に、好印象を与える方法
・「相手がわからない電話番号」から連絡が来た時の対応策

 

就活を進めていく中で、応募エントリーしていた企業の人事担当者から電話がかかってくることがありますよね。

とはいえ、日常的に企業の方と電話をする機会がなかなかないので、対応に困ってしまう就活生も多いはず。

 

そこで今回は、就活中の折り返しの電話で相手がわからない時の対処法をご紹介していきます。

 

なお、この記事を最後まで読むことで、好感度の高い対応ができるようになるため、企業の人事担当者に好印象を与えることができますよ。

 

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就活中の折り返しの電話で相手がわからない時の対処法

就活中の折り返しの電話で相手がわからない時の対処法

 

就活中の折り返しの電話で相手がわからない時の対処法は、以下の3つです。

 

  1. 電話番号で検索をしてみる
  2. 留守番が入っているかを確認
  3. 実際に、折り返しの電話をかける

 

では、順に説明していきますね。

 

①:電話番号で検索をしてみる

 

1つ目は、Googleなどで番号を検索することです。

というのも、Googleなどの検索窓で番号を打ち込めば、「企業名」や「窓口の名前」が特定できるからですね。

 

質問:調べても番号を特定できない場合は?

結論、その場合は仕方がないので、折り返しの電話をかけるしかないですね。

なお、本記事の「③:実際に、折り返しの電話をかける」にて対応方法は解説していますので、そちらを読みつつ、実践してみてください。

 

②:留守番が入っているかを確認

 

2つ目は、留守番が入っているかを確認ですね。

就活関係の留守番の場合、下記のように入っている場合が多いですよ。

 

「株式会社〇〇の選考にエントリーいただいてありがとうございます。新卒採用担当の△△です。」

 

上記の通りでして、丁寧に名乗ってくださる可能性が高いです。

そして、次に以下のように案内していただけますよ。

 

  • またこちらから改めます
  • 折り返しのお電話をお願いします
  • メールでご案内していますのでそちらをご確認ください

 

こんな感じです。次に行うべきことまで明確に指示をいただける留守番が入っている場合が多いので、急いで折り返すよりも、状況を確認してから次の行動をとりましょう。

 

③:実際に、折り返しの電話をかける

 

3つ目は、実際に、折り返しの電話をかけるですね。

なお、こちらでは1つ注意点があります。

 

冒頭から「お世話になっております」は使わない方が良い。

 

上記の通り。

もちろん、ビジネスシーンにおいて、すでにお取引のある場合は違和感がありませんが、就活関連であれば使わない方がベターですね。

 

採用担当者の方から言われる場合は、引用してもOK

ただ、先方から「お世話になっております」とおっしゃることがあります。

この時に、そのまま「お世話になっております。」とオウム返しして引用する分には問題ありませんよ。

 

折り返しの電話をする際のテンプレート【例文です】

 

テンプレートは、以下の通りです。

 

あなた:こんにちは。御社の新卒採用選考にエントリーさせていただいている、〇〇大学〇〇学部の〇〇(フルネーム)と申します

あなた:本日△時△分ごろに御社のこの番号からお電話をいただいていたのですが、取ることができず、申し訳ありませんでした。

あなた:留守番メッセージやメールを確認したのですが、お電話くださったご担当者様が分からず、大変お手数ですがご確認いただけますでしょうか。

先方:〇〇大学〇〇学部の〇〇 〇〇(フルネーム)様ですね、お待ちください。

 

このような流れで進むことが多いです。

あとは、先方の話されていることをしっかりと聞くのみです。

 

注意点:名前が伝わっているかを確認

先ほど受電対応いただいた方と、保留後に担当者様が変わることがあります。

また、「お電話代わりました」とおっしゃられた場合に、あなたの名前が伝わっているかどうかわからない場合もありますので、下記を再度お話ししましょう。

 

「〇〇大学〇〇学部の〇〇です」

 

こちらの通りです。

補足程度ですが、就活の電話では、10時から17時30分までであれば、「こんにちは」を使用するのが一般的ですね。

 

※それ以前は「おはようございます」、それ以降は「こんばんわ」という挨拶からスタートしましょう。

 

折り返しの電話で相手がわからない時に、好印象を与える方法

折り返しの電話で相手がわからない時に、好印象を与える方法

 

折り返しの電話で相手がわからない時に、好印象を与える方法は、以下の5つです。

 

  1. 名乗った後に感謝を伝える
  2. 丁寧な日本語の表現を意識する
  3. 時間帯への配慮を最初に伝える
  4. アドバイスや準備事項などを聞く
  5. 終盤において、復唱で確認をする

 

では、順に解説していきますね。

 

①:名乗った後に感謝を伝える

 

就活の折り返し電話では、あなたが名乗った後に「感謝」を伝えると好印象を与えることも可能ですよ。

なお、具体例としては下記の通り。

 

「お電話いただきありがとうございます。」
「ご連絡いただきありがとうございます。」

 

企業の採用担当者もあなたと同じく、1人の人間です。

そのため、ちょっとした感謝の言葉を伝えるだけでも、好印象を与えることができますよ。

 

②:丁寧な日本語の表現を意識する

 

こちらは、意外とできていない就活生が多いです。

就活中に企業の採用担当者に折り返しの電話をする際は、より丁寧な日本語表現を意識しましょう。

 

とはいえ、「より丁寧な日本語表現」と言われてもイメージしにくいかもなので、下記の具体例をどうぞ。

 

具体例:「お願い致します」の場合

意味としては、「お願い致します」も「お願い申し上げます」もほとんど意味は同じです。

しかし、「お願い申し上げます」の方が、より丁寧な日本語表現ですね。

 

ちょっとした表現の違いかもですが、「申し上げます」を活用するようにすると、就活以降のビジネスシーンでも好印象を与えられますよ。

 

③:時間帯への配慮を最初に伝える

 

もし、夕方以降に折り返しの電話をする場合には、企業によっては定時が17時や17時30分という可能性もあります。

そういった場合に、「遅いお時間のご連絡となり誠に恐れ入ります」と付け加えると、より好印象ですね。

 

注意点:窓口を確認しましょう

企業によっては、自動音声案内の総合窓口に接続することがあります。

 

「株式会社〇〇の△△でございます。自動音声に従って…」と、いずれかのダイアルを押すように求められるパターンですね。

 

なので、落ち着いて「どの窓口か」を一確認してからダイアル選択をし、全く違う部門を選択しないように気をつけましょう。

 

なお、1度で聞き取れなかった時は1度切って、もう1度コールすれば自動音声を再度聞くことができますよ。

 

④:アドバイスや準備事項などを聞く

 

こちらは、志望度の高い企業に折り返しの電話をする場合ですね。

下記のように、アドバイスや準備事項などを聞いておくといいかもです。

 

「お電話の最後に恐れ入りますが、御社への志望度が高くございます。もしアドバイスいただけるとしましたら、次の選考までに準備すべきことなど注意点を伺えますでしょうか。」

 

上記の通りでして、「失礼ではないのか…?」と考える就活生が多いですが、失礼ではありませんよ。

ただ、あまりにも長くなってしまうと、あちらの時間を奪ってしまうことになりますので、アドバイスや準備事項などを求める場合は、「端的な質問」を意識しましょう。

 

⑤:終盤において、復唱で確認をする

 

折り返し電話の最後は、必ず復唱で確認をしましょう。

なぜなら、次回選考の日時や適性検査などの受験期限を間違うと、今後の選考に大きく影響を与えてしまうからですね。

 

なお、復唱はそこまで難しいことではなく、「念の為復唱させていただいてもよろしいでしょうか。」とメモしたものを確認する程度でOKです。

 

折り返しの電話の切り方も意識できるとGoodです

「ご案内いただき、ありがとうございました。引き続き宜しくお願い申し上げます。失礼いたします。」

 

上のとおりですね。

また、言い切ってから2〜3秒ほど待ち、こちらが後に電話を切るようにすると、スマートですよ。

 

就活中に「相手がわからない電話番号」から連絡が来た時の対応策

就活中に「相手がわからない電話番号」から連絡が来た時の対応策

 

最後に、就活中に「相手がわからない電話番号」から連絡が来た時に、取るべき対応策を2パターンに分けてご紹介しておきますね。

 

  1. 落ち着いて話ができる環境ではない時
  2. 落ち着いて話ができる環境の時

 

上記の2つですね。

1つずつパターンごとに解説をしていきます。

 

①:落ち着いて話ができる環境ではない時

 

結論、すぐに出るのではなく、落ち着いて話ができる環境へ移動して、こちらから折り返しの電話をかけましょう。

 

というのも、駅のホームや道路といった屋外であると、先方からの声をこちらが聞くことができても、こちらの声が先方に伝わらないことがあるからですね。

 

また、「選考会への出欠確認」「次の選考の日時調整の依頼」など、落ち着いてメモを取る必要がある場合も多いので、周囲に雑音が多いなという時には、こちらから再度折り返しの電話をかけましょう。

 

補足:Bluetoothは、ノイズを拾いやすいです

近年では、Bluetooth接続のイヤホンなどが主流になってきましたが、本体で通話をするよりも周囲のノイズを拾いやすいというデメリットもあります。

 

そのため、1度Bluetoothの接続を切って、スマホ本体のスピーカーとマイクで通話するといいかもです。

 

そして、スマホの機種によっては通話を録音することが可能です。心配な場合は、メモの補助として録音機能などを活用してもいいですね。

 

②:落ち着いて話ができる環境の時

 

こちらのパターンでは、普通に電話をとってもOKです。

その場合は、以下のような対応で問題なし。

 

「はい、どちら様でしょうか」
「はい、どなた様でしょうか」

 

こちらのように、必ず名前を名乗らなくても良いですよ。

ただ、明るい声でハキハキと、印象の良い声の高さを意識しましょう。

 

まとめ:折り返しの電話で相手がわからない時の対処法をマスターせよ

まとめ:折り返しの電話で相手がわからない時の対処法をマスターせよ

 

今回は、就活中の折り返しの電話で相手がわからない時の対処法をご紹介しました。

結論として、以下の3つの対応策をおすすめします。

 

おすすめの対応策

  1. 電話番号で検索をしてみる
  2. 留守番が入っているかを確認
  3. 実際に、折り返しの電話をかける

 

就活を進めていく中で、企業の採用担当者に折り返しの電話をかけることは少なくありません。

そういった場合に、できるだけ失礼のないように、むしろ好印象を与える受け答えができるといいですね。

 

なお、就活では折り返しの電話だけでなく、メールのマナーなどもセットで身につけておくといいかもです。詳しくは下記の記事を参考にどうぞ。

>>就活のメールでミスをしたら、落ちる?【テンプレートあり】